Les coulisses de l'organisation Oxy'Trail

LA TEAM ORGANISATRICE

L’événement Oxy’Trail est organisé par la Communauté d’agglomération Paris – Vallée de la Marne, sous l’impulsion du président Guillaume Le Lay-Felzine. Depuis sa création en 2013, il est piloté par Benoit Ponton, directeur de l’Attractivité, du tourisme et des événements (coureur, coach running et diplômé d’un master en management du sport), L’équipe se compose aussi de Mélody Mansuy (directrice adjointe), Laura Guzman (chargée de communication), Gaëlle Comte (responsable de la promotion et des partenariats), Aurélie Simon (cheffe de projet évènementiel) de 4 à 5 stagiaires (spécialisés en événementiel sportif) et des services de l’agglomération (cabinet, communication, services techniques, environnement et développement durable, développement économique, services ressources…).

L’équipe d’organisation coordonne l’événement à 360° : gestion sportive des courses, parcours, inscriptions, relations participants, bénévolat, communication et promotion, partenariats et activation, logistique, animations, valorisation territoriale, etc.

LES BUREAUX À PARIS – VALLÉE DE LA MARNE

Situés au sein de l’hôtel d’agglomération Paris – Vallée de la Marne , l’équipe travaille à Torcy (77). Les bureaux sont situés à 1km du parc de Noisiel, lieu du village Oxy’Trail. C’est plutôt pratique ! C’est donc ici que les cerveaux de l’équipe chauffent pour réfléchir à chaque détail de l’organisation.

LE MONTAGE OXY’TRAIL

Dès le mardi (J-5), au parc de Noisiel, et jusqu’au vendredi (J-2), c’est la mise en place des barnums, chapiteaux, podium, cabines de toilettes/douches, branchements électriques, tables et chaises,et l’aménagements des espaces, de la décoration (bâches, fleurs…)… Bref, pendant 4 jours, on ne chôme pas afin d’accueillir chaque participant et bénévole dans les meilleures conditions. Le vendredi, c’est le passage de la commission de sécurité pour contrôler les installations. Quant au démontage, il dure 2 jours (lundi et mardi). Il comprend bien entendu la remise en état du parc de Noisiel (nettoyage, traitement des pelouses…).

LA PRÉPARATION DU PARCOURS

Pendant le montage du village les équipes travaillent aussi au traçage des parcours (flèches au sol). La mission commence le jeudi (J-3) à 5h du matin (jusqu’à 10h), continue le vendredi (6h-10h) et se termine le samedi (J-1). Mais la préparation globale du parcours commence dès le mois de mai, avec la réalisation de tontes spécifiques sur les prairies pour limiter l’usage de rubalise. Durant la semaine de l’événement, la direction de l’environnement procède aux débroussaillages nécessaires et au nettoyage complet des parcours. La semaine post-événement, les chemins sont remis en état (nettoyage, traitement des pelouses…).

LES PROJETS PÉDAGOGIQUES

Dans le but de sensibiliser aux métiers du sport et de l’événementiel, nous créons des projets avec des étudiants, lycéens et/ou collégiens. Nous collaborons sur des réflexions d’organisation pour ensuite le mettre en place sur l’événement. Quelques exemples de thématiques : exposition sur la santé et la nutrition, rédaction d’articles publiés sur oxytrail.fr, animations surle village, scénarisation des temps-forts, hospitalité des bénévoles, développement durable… Merci au collège du Luzard (Noisiel), l’école PPA ou encore l’Université Gustave Eiffel à Champs-sur-Marne pour leur accompagnement.

LES PARTENAIRES

Afin de diminuer les coûts d’inscriptions pour les participants nous créons des partenariats avec des entreprises. En échange d’un soutien financier et/ou matériel, nous proposons des actions : présence de leur logo sur nos supprots de communication, mais aussi un stand sur le village, don de dossards aux collaborateurs et différentes opérations spécifiques. Le développement de ces actions demande du temps et de l’implication. Les relations avec les partenaires privés et institutionnels sont permanentes. Nous ne pouvons que les remercier de nous accompagner sur le développement de l’événement Oxy’Trail.

LA MISE EN SAC

Sur Oxy’Trail, nous offrons des sacs aux 6 500 coureurs et aux 800 bénévoles. Dans ces sacs, on y trouve notamment des cadeaux de nos partenaires. Pour cela, nous devons créer des chaines de montage pour confectionner ces 7 300 sacs. Cela prend une journée complète, chargement compris des camions. Un travail long et fastidieux mais tellement excitant à quelques jours de l’événement.

LE  RECRUTEMENT BENEVOLES

L’événement Oxy’Trail est possible grâce aux 800 membres du staff. Nous apportons beaucoup d’attention au recrutement mais surtout au bien-être des bénévoles. Ils gèrent de nombreuses missions : accueil, dossards, dotations, médailles, ravitaillements, parcours… Le réseau est fortement mobilisé dans le recrutement des bénévoles : amis/famille des organisateurs, agents de l’Agglomération, membres des associations, étudiants, etc. Nous travaillons avec l’école PPA pour organiser la soirée des bénévoles avant Oxy’Trail. Cela te tente de nous rejoindre les 24 et 25 juin ?

OXY’TRAIL – LE TRAIL D’ILE-DE-FRANCE

La 10^e édition Oxy'Trail aura lieu les samedi 24 etdimanche 25 juin 2023 à Paris – Vallée de la Marne (20’ de Paris) et va rassembler 11 000 personnes : 6 500 participants, 3 500 spectateurs et 800 bénévoles. Le programme comporte 3 coursesentre ville et nature (5, 13 et 23 km), 1 marche nordique, 3 courses enfants et un village d’animations. C’est idéal pour commencer la course à pied et/ou s’initier au trail ! Le trail près de Paris, c’est possible.

Révèle le coureur qui est en toi les samedi 24 et dimanche 25 juin !

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