Les coulisses de l'organisation Oxy'Trail, un an de travail pour un week-end de fête sportive

On nous pose souvent cette question : « Vous organisez l’événement Oxy’Trail pendant un an ? ». La réponse est… « Oui ! ». Alors que faisons-nous entre deux éditions, de juillet à juin (sans compter l'édition 2021)? Pour le savoir, plonge en immersion au cœur de l’organisation Oxy’Trail… Découvre les coulisses de l’événement, en 8 domaines !

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LA TEAM ORGANISATRICE

L’événement Oxy’Trail est organisé par la Communauté d’agglomération Paris – Vallée de la Marne, sous l’impulsion du président Guillaume Le Lay-Felzine. Il est piloté au sein du département Rayonnement communautaire par Benoît Ponton (coureur, coach running et diplômé d’un master en sport management), depuis sa création en 2013, accompagné par Cindy Fouque (en charge de la promotion et des relations participants), de 4 à 5 stagiaires (spécialisés en événementiel sportif) et des services de l’agglomération (cabinet, communication, office de tourisme, services techniques, direction de l’environnement et du développement durable, direction du développement économique, services ressources…). L’équipe d’organisation coordonne l’événement à 360° : gestion sportive des courses, parcours, inscriptions, relations participants, bénévolat, communication et promotion, partenariats et activation, logistique, animations, valorisation territoriale, etc.

LES BUREAUX À L'AGGLO

Situés au sein de l’hôtel d’agglomération Paris – Vallée de la Marne (CAPVM), l’équipe travaille à Torcy (77). Les bureaux sont situés à 1km du parc de Noisiel, lieu du village Oxy’Trail. C’est plutôt pratique ! C’est donc ici que les cerveaux de l’équipe chauffent pour réfléchir à chaque détail de l’organisation.

LE MONTAGE OXY’TRAIL

Dès le mardi (J-5) au parc de Noisiel et jusqu’au vendredi (J-2), c’est la mise en place des barnums, chapiteaux, podium, cabines de toilettes/douches, branchements électriques, installation des tables et chaises, aménagements des espaces, décoration (bâches, fleurs…), etc. Bref, pendant 4 jours, on ne chôme pas afin d’accueillir chaque participants et bénévoles dans les meilleures conditions. Le vendredi, c’est le passage de la commission de sécurité pour contrôler les installations. Le démontage dure 2 jours (lundi et mardi), puis nous travaillons sur la remise en état du parc de Noisiel (nettoyage, traitement des pelouses…).

LA PREPARATION DU PARCOURS

Hier, nous parlions du montage du village qui commence le mardi (J-5). Le traçage (flèches au sol) commence le jeudi (J-3) à 5h du matin (jusqu’à 10h), continue le vendredi (6h-10h) et se termine le samedi (J-1).  Mais la préparation globale du parcours commence dès le mois de mai, avec la réalisation de tontes spécifiques sur les prairies pour limiter l’usage de rubalise. Durant la semaine de l’événement, nous procédons aux débroussaillages nécessaires et au nettoyage complet des parcours. La semaine post-événement, nous remettons en état les chemins (nettoyage, traitement des pelouses…).

LES PROJETS PEDAGOGIQUES

Dans le but de sensibiliser aux métiers du sport et de l’événementiel, nous créons des projets avec des étudiants, lycées et/ou collégiens. Ils collaborent avec nous sur des réflexions d’organisation pour ensuite le mettre en place sur l’événement. Quelques exemples de thématiques : exposition sur la santé et la nutrition, rédaction d’articles publiés sur oxytrail.fr, animation du village, scénarisation des temps-forts, hospitalité des bénévoles, développement durable… Merci au collège du Luzard (Noisiel), l’école PPA ou encore l’UPEM pour leur accompagnement.

LES PARTENAIRES

Afin de diminuer les coûts d’inscriptions pour les participants (moyenne du prix dossard : 23€, soit en dessous de la moyenne nationale pour événement équivalent), nous créons des partenariats avec des entreprises. En échange d’un soutien financier et/ou matériel, nous proposons des actions : présence du logo sur flyers, affiches, site internet, newsletters, campagnes publicitaires (magazines, métro…), mais aussi un stand sur le village, des dossards aux collaborateurs et différentes opérations spécifiques. Le développement de ces actions demande du temps et de l’implication. Les relations avec les partenaires privés et institutionnels sont permanentes toute l’année. Nous ne pouvons que les remercier de nous accompagner sur le développement de l’événement Oxy’Trail.

LA MISE EN SAC

Sur Oxy’Trail, nous offrons des sacs cadeaux aux 6 500 coureurs et aux 800 bénévoles. Dans ces sacs, nous y retrouvons des cadeaux de nos partenaires. Pour cela, nous devons créer des chaines de montage pour confectionner ces 7 300 sacs. Cela prend une journée complète, chargement compris des camions. Un travail long et fastidieux mais tellement excitant à quelques jours de l’événement.

LE  RECRUTEMENT BENEVOLES

L’événement Oxy’Trail est possible grâce aux 800 membres du staff. Nous apportons beaucoup d’attention au recrutement mais surtout au bien-être des bénévoles. Ils gèrent de nombreuses missions : accueil, dossards, dotations, médailles, ravitaillements, parcours, etc. Le réseau est fortement mobilisé : amis/famille des organisateurs, agents de l’agglomération, membres des associations, étudiants, etc. Nous travaillons avec l’école PPA pour organiser la soirée des bénévoles J-10 avant Oxy’Trail. Cela te tente de nous rejoindre le 25/26 septembre ?

OXY’TRAIL – LE TRAIL D’ILE-DE-FRANCE

Oxy’Trail est la 2e course nature en Ile-de-France et le 8e trail de France en nombre de participants (sur 1800).  La 8e édition Oxy'Trail aura lieu le samedi 25 etdimanche 26 septembre 2021 à Paris – Vallée de la Marne (20’ de Paris) et va rassembler 11 000 personnes : 6 500 participants, 3 500 spectateurs et 800 bénévoles. Le programme comporte 3 coursesinédites 100% nature (5, 12 et 20 km), 1 marche nordique, 3 courses enfants et un village d’animations. C’est idéal pour commencer la course à pied et/ou s’initier au trail ! Le trail à Paris, c’est possible.

 

Révèle le coureur qui est toi le samedi 25 et dimanche 26 septembre !

Quelques images Oxy’Trail ici : www.youtube.com/OxyTrail77

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