Mon immersion dans l’organisation Oxy’Trail

Je m’appelle Clément. J’ai 14 ans (oui je suis né en 2005). Et cette semaine, j’ai eu l’opportunité de faire mon stage de 3e à Oxy’Trail pour découvrir les coulisses de l’organisation de ce grand événement. Oxy’Trail est une course (trois en fait : 5, 13 et 23 km) qui se déroule dans le parc de Noisiel (77), à chaque fois le dernier week-end de juin (27 et 28 en 2020). Car en effet, cela se déroule une fois par an !

Pour organiser Oxy’Trail, certaines personnes pensent que le travail ne dure qu’une petite partie de l’année. Durant mon immersion, j’ai pu découvrir que n’est pas le cas. Une équipe de  trois personnes travaille pour préparer l’événement en s’occupant de nombreuses missions : communication, partenariats, logistique, administratif, marketing, matériel, etc.

L’équipe est composée de Benoît (directeur organisation depuis la création de l’événement), Audrey (chargée de promotion et partenariats) et Yann (chargé de logistique). Ils doivent s’organiser afin de produire un travail utile et pertinent : l’organisation donc, l’autonomie et la polyvalence sont les principales qualités requises pour ce travail.

J’ai pu réaliser différentes tâches durant cette semaine :

  • Lundi et mardi avec Yann, j’ai préparé des actions de promotion pour toucher les entreprises et les associations du territoire, et les inciter à venir. J’ai aussi réalisé divers tableaux Excel : suivi des indicateurs des newsletters, étude sur les résultats du championnat d’Ile-de-France de trail 2019 qui était sur Oxy’Trail.
  • Mercredi avec Audrey, nous sommes allés au Forum des métiers d’un collège du territoire afin de promouvoir Oxy’Trail auprès des jeunes, sensibiliser aux métiers de l’évènementiel et pourquoi pas recruter des élèves comme futurs bénévoles.
  • Jeudi avec Benoît et Yann, nous sommes allés voir un prestataire (MX Event), une entreprise qui propose des animations pour des événements, afin de prévoir quelques surprises à découvrir par les coureurs et les bénévoles le 28 juin.
  • Jeudi, je suis aussi allé à l’université Paris-Est Marne-la-Vallée avec Benoît pour interagir avec des étudiants de Master 1 en management du sport, qui travaillent actuellement sur des projets d’organisation pour Oxy’Trail.
  • Enfin, ce vendredi, j’ai pris le temps de vous écrire cet article afin de t’expliquer mon stage de 3e.

En conclusion, ce que j’ai fait cette semaine n’est qu’une infime partie du travail global à réaliser par l’équipe Oxy’Trail. Et pourtant je trouvais cela déjà très épuisant ! Cette semaine n’a pas été de tout repos, mais cela m’a permis d’y voir plus clair et de comprendre le mécanisme d’une organisation sportive. Pour organiser un événement de cette ampleur, il faut s’y prendre à l’avance surtout lorsque l’on est que trois. Car chaque petit détail est pensé par ces trois personnes pour que vous puissiez vivre une expérience formidable et divertissante.

Sur ce, je compte sur vous pour vous inscrire en tant que coureur ou bénévole, qu’importe le choix, tant que je peux vous y voir. En tout cas, moi je suis impatient de revenir le 27 et 28 juin, où je serais bénévole (sur une mission pas encore déterminée).