LES COULISSES DE L’ORGANISATION

Un an de travail pour un week-end de fête sportive

On nous pose souvent cette question : « Vous organisez l’événement Oxy’Trail pendant un an ? ». La réponse est… « Oui ! ». Alors que faisons-nous entre deux éditions, de juillet à juin ? Pour le savoir, plonge en immersion au cœur de l’organisation Oxy’Trail…

Qui est l’équipe organisatrice ?

L’événement Oxy’Trail est organisé par la Communauté d’agglomération Paris – Vallée de la Marne, sous l’impulsion du président Paul Miguel. Il est piloté au sein du département Rayonnement communautaire par Benoît Ponton (coureur, coach running et diplômé d’un master en sport management), depuis sa création en 2013, accompagné par Audrey Bristeau (en charge de la promotion et des relations participants), de 4 à 5 stagiaires (spécialisés en événementiel sportif) et des services de l’agglomération (cabinet, communication, office de tourisme, services techniques, direction de l’environnement et du développement durable, direction du développement économique, services ressources…). L’équipe d’organisation coordonne l’événement à 360° : gestion sportive des courses, parcours, inscriptions, relations participants, bénévolat, communication et promotion, partenariats et activation, logistique, animations, valorisation territoriale, etc.

Où sont les bureaux de l’organisation Oxy’Trail ?

Situés au sein de l’hôtel d’agglomération Paris – Vallée de la Marne (CAPVM), l’équipe travaille à Torcy (77). Les bureaux sont situés à 1km du parc de Noisiel, lieu du village Oxy’Trail. C’est plutôt pratique ! C’est donc ici que les cerveaux de l’équipe chauffent pour réfléchir à chaque détail de l’organisation.

Les partenaires de l’événement, des soutiens indispensables !

Afin de diminuer les coûts d’inscriptions pour les participants (moyenne du prix dossard : 23€), nous créons des partenariats avec des entreprises qui soutiennent l’événement. Nous proposons en échange des actions de promotion : présence du logo sur flyers, affiches, site internet, newsletters, campagnes publicitaires (magazines, métro…), mais aussi un stand sur le village, des dossards aux collaborateurs et différentes opérations spécifiques. Le développement de ces actions demande du temps et de l’implication. Les relations avec les partenaires privés et institutionnels sont permanentes toute l’année. Nous ne pouvons que les remercier de nous accompagner sur le développement de l’événement Oxy’Trail.

Communication et promotion pour faire venir les participants !

Avec 7 000 courses en France par an (135 par semaine), la concurrence est rude ! Pour faire venir les 6 500 participants sur nos différentes courses, il faut faire connaître Oxy’Trail et donner l’envie de s’y inscrire. En septembre et octobre, nous élaborons le plan de communication pour ensuite l’appliquer de l’ouverture des inscriptions en novembre jusqu’en juin. Chaque année, nous réalisons de nouveaux outils de promotion (affiche, flyer…), animons quotidiennement le site internet et les réseaux sociaux, contactons les médias pour avoir des articles dans la presse voire à la télé ou la radio ou encore nous déplaçons sur d’autres courses (environ 60 par an) et tenons des stands sur les salons spécialisés pour distribuer les flyers. A l’issue de l’événement, nous travaillons sur la valorisation de l’événement à travers le dispositif de photos et vidéos.

Les échanges avec les participants !

Nous sommes en contact permanent par email ou par téléphone avec les participants, en fonction des demandes et des besoins. Nous gérons les dossiers d’inscriptions des 6 500 coureurs et vérifions chaque certificat médical. Selon la loi, celui-ci doit répondre à des exigences précises que nous vérifions : dater de moins de un an, avoir la mention « course à pied en compétition ». S’il n’est pas conforme, nous le refusons et devons expliquer à au participant la raison, au risque sinon de devoir lui refuser sa participation.

Le lien avec les bénévoles, acteurs majeurs de Oxy’Trail !

Parlons de vous ! Oxy’Trail est possible grâce aux 800 membres du staff. Nous apportons beaucoup d’attention à la relation avec chacun d’entre vous, ainsi qu’à votre bien-être sur l’événement. Vous gérez de nombreuses missions indispensables à la mécanique de l’organisation : accueil, dossards, dotations, consignes, médailles, ravitaillements, parcours, etc. Pour faire venir tous les volontaires nécessaires, le réseau est fortement mobilisé : amis/famille des organisateurs, agents de l’agglomération, membres des associations, étudiants, candidatures spontanées, etc. Nous organisons notamment aussi la soirée des bénévoles 10 jours avant Oxy’Trail.

Une lourde mécanique de logistique à mettre en place

La logistique, voici un lourd chantier à gérer pendant plusieurs mois. Avec un village de 18 000 mètres carrés (2 terrains de football) et 6 zones de ravitaillement sur le parcours, cette mission demande application et précision. En amont de l’événement, cela nécessite une collaboration étroite avec 18 à 20 prestataires et 5 services de l’agglomération. Lors du montage / démontage, nous coordonnons l’ensemble de ces acteurs. Du technique (chapiteaux, toilettes, douches, électricité, eau) aux animations (structures gonflables, bassins de cryothérapie, bornes de jeux…), en passant par les exposants et l’espace récupération, nous devons veiller à ne rien oublier. Nous organisons aussi la gestion de la restauration, de la sécurité, des parkings, des secours médicaux, de la signalétique, du traitement des déchets, de la zone anti-dopage… Chacun de ces secteurs demande une réflexion précise.

De l’administratif aux autorisations !

Organiser un événement comme Oxy’Trail nécessite différentes autorisations administratives. Notamment celle de la Sous-préfecture de Torcy, que nous rencontrons régulièrement afin de prendre toutes les dispositions nécessaires en matière de sécurité. Nous demandons aussi des autorisations pour le passage des courses, auprès des différents propriétaires : Agence des Espaces Verts (AEV), Voies Navigables de France (VNF), Centre des Monuments Nationaux (CMN) pour le parc du château de Champs, UCPA et région Ile-de-France pour les îles-de-loisirs de Vaires/Torcy ou encore RATP (modifications des trajets de bus). Le travail ne s’arrête pas à l’organisation pure, mais comporte aussi toutes les missions périphériques comme l’administratif à gérer (contrats, réglementations, assurances…) ou encore la gestion budgétaire (devis, factures, demande de subventions, etc.). Nous devons également avoir de nombreux échanges avec différents acteurs tels que la Fédération Française d’Athlétisme (FFA) mais aussi les communes de l’agglomération.

Une valorisation territoriale et éducative !

Nous travaillons aussi sur des enjeux de valorisation de l’événement : social (humanitaire, solidaire comme le partenariat avec les Restos du cœur), touristique (promotion du territoire à travers Oxy’Trail), éco-responsable (actions de développement durable) ou encore éducatif. Dans le but de sensibiliser aux métiers du sport et de l’événementiel, nous créons des projets avec des étudiants, lycéens et/ou collégiens. Ils collaborent avec nous sur des réflexions d’organisation pour ensuite le mettre en place sur l’événement. Quelques exemples de thématiques : exposition sur la santé et la nutrition, rédaction d’articles publiés sur oxytrail.fr, animations du village, scénarisation des temps-forts, hospitalité des bénévoles, développement durable… Merci au collège du Luzard (Noisiel), l’école PPA ou encore l’UPEM pour leur accompagnement.

Des bilans détaillés pour faire progresser l’organisation !

A l’issue de l’événement, nous réalisons des enquêtes de satisfaction et des bilans qualitatifs / quantitatifs. Pour chaque pôle, chaque prestataire ou encore chaque partenaire, nous établissons des fiches de débriefing afin d’identifier les points forts et les points d’efforts dans le but d’améliorer l’organisation lors de l’édition suivante.

Oxy’Trail, c’est un an de travail pendant lequel nous étudions, réfléchissons, anticipons, organisons chaque détail de l’événement – secteur par secteur – afin que tous les participants, bénévoles, partenaires, prestataires, exposants, élus passent un excellent moment.

Vous souhaitez en savoir plus encore ? Contactez-nous par email : oxytrail@agglo-pvm.fr

Le rétro-planning

  • Septembre (M-10) : Bilans sponsoring / Stratégie communication / Réalisation d’études / Elaboration du programme, tarifs, horaires / Mise en place du système d’inscriptions ;
  • Octobre (M-9) : Stratégie communication / Elaboration budgétaire (recherche de prestataires) / Partenariats (fidélisation et recherches de partenaires) ;
  • Novembre (M-8) : Ouverture inscriptions / Communication et marketing / Recherches partenaires ;
    Décembre (M-7) : Promotion (relations presse, community management…) / Relations participants / Mise en place des conventions partenaires ;
  • Janvier (M-6) : Promotion / Relations participants / Suivi partenaires / Validation des prestataires ;
    Février (M-5) : Promotion / Relations participants / Suivi partenaires / Conception village (liens avec prestataires) / Recherche animations et exposants ;
  • Mars (M-4) : Promotion / Relations participants / Suivi partenaires / Campagne recrutement bénévoles / Elaboration village / Recherche animations et exposants ;
  • Avril (M-3) : Promotion / Relations participants / Suivi partenaires / Recrutement bénévoles / Suivi logistique village / Zones ravitaillement ;
  • Mai (M-2) : Promotion / Relations participants / Suivi partenaires / Recrutement bénévoles / Suivi logistique village / Mise en place des parcours courses / Matériel (achats et gestion) ;
  • Juin (M-1) : Promotion / Relations participants / Organisation soirée bénévoles / Logistique / Parcours : Montage de l’événement ;
  • Juillet (M+1) : Rangement matériel / Inventaires / Bilans qualitatifs et quantitatifs / Paiement des prestataires ;
  • Août (M2) : Bilan financier.

S-1 avant Oxy’Trail !

La mise en sacs des cadeaux

Sur Oxy’Trail, nous offrons des sacs cadeaux aux 6 500 coureurs et aux 800 bénévoles. Dans ces sacs, nous y retrouvons des cadeaux des partenaires. Pour cela, nous devons créer des chaines de montage pour confectionner ces 7 300 sacs. Cela peut prendre une journée complète, placée sous le signe de la convivialité. Un travail important et excitant à quelques jours de l’événement.

Le montage du village

Dès le mardi (J-5) au parc de Noisiel et jusqu’au vendredi (J-2), c’est la mise en place des barnums, chapiteaux, podium, cabines de toilettes/douches, branchements électriques, tables/chaises, aménagements des espaces, décoration (bâches, fleurs…), etc. Bref, pendant 4 jours, on ne chôme pas afin d’accueillir participants et bénévoles dans les meilleures conditions. Le vendredi, c’est le passage de la commission de sécurité pour contrôler les installations. Le démontage dure 2 jours (lundi et mardi), puis nous travaillons sur la remise en état du parc de Noisiel (nettoyage, traitement des pelouses…).

La préparation des parcours

Le traçage des parcours (flèches au sol) s’effectue trois jours de suite entre 5h du matin et 10h à partir du jeudi (J-3). Cependant, la préparation globale commence dès le mois de mai, avec la réalisation de tontes spécifiques sur les prairies pour limiter l’usage de rubalise. Durant la semaine de l’événement, nous procédons aux débroussaillages nécessaires et au nettoyage complet des parcours. La semaine post-événement, nous remettons en état les chemins (nettoyage, traitement des pelouses…).